Covid-19 : Retour au bureau, l’impact de la réorganisation du travail sur les RPS et le doc unique

En période de pandémie le Ministère du travail rappelle l’impérative nécessité de mettre à jour le doc unique. Le module logiciel doc unique d’1-One vous accompagne dans l’identification et la prévention des risques professionnels, risques physiques, risques psychosociaux, risques chimiques.

Dès lors que les conditions ou l’organisation du travail évoluent, le doc unique doit être mis à jour et intégrer notamment les nouveaux risques physiques et psychosociaux qui apparaissent.

Pour respecter son obligation de sécurité et de protection de la santé de ses collaborateurs, l’employeur doit donc procéder à une réévaluation des risques professionnels et à une actualisation du doc unique en intégrant les risques liés à la pandémie et les actions de prévention à mettre en œuvre : aménagement des locaux, réorganisation du travail, affectation à un nouveau poste de travail, télétravail…

Pour rappel, l’article R.4121-1 du code du travail impose à tout employeur du secteur privé ou public de transcrire et de mettre à jour de manière centralisée le doc unique, les résultats de l’évaluation de l’ensemble des risques professionnels impactant la santé physique et/ou mentale des travailleurs.

La mise à jour de ce doc unique doit être réalisée au moins une fois par an et lors de toute modification ou aménagement important des conditions de travail, également lorsqu’une information supplémentaire intéressant un risque est recueillie.

Il est un document obligatoire dans toute entreprise, il doit être accessible pour tous les salariés, il fait l’objet d’une présentation et d’un échange avec les instances représentatives du personnel, CSSCT, CSE.

L’obligation de l’employeur est donc avant tout d’identifier et de prévenir les risques liés à la pandémie

«… Ainsi, il n’incombe pas à l’employeur de garantir l’absence de toute exposition des salariés à des risques mais de les éviter le plus possible et s’ils ne peuvent être évités, de les évaluer régulièrement en fonction notamment des recommandations du gouvernement, afin de prendre ensuite toutes les mesures utiles pour protéger les travailleurs exposés. ..» source site du Ministère du travail, rubrique actualité – https://travail-emploi.gouv.fr/actualites/l-actualite-du-ministere/article/coronavirus-covid-19-securite-et-sante-des-travailleurs-les-obligations

Dans ce contexte, il incombe donc bien aux employeurs de procéder à l’actualisation et à l’évaluation des risques professionnels auxquels sont exposés les salariés dans le cadre d’une situation qui évolue rapidement, tant en matière de risques que d’actions de prévention. Cette actualisation peut se révéler complexe à mettre en œuvre pour un employeur qui ne dispose pas d’un logiciel de gestion des risques proposant une mise à jour simple et rapide du doc unique : l’agrégation dans le document unique des données provenant de différents sites devient complexe si elle n’est pas nativement prévue lors de la saisie des données dans un logiciel dédié aux risques professionnels.

Les salariés concernés par les risques psycho-sociaux

Les personnes concernées développent :

• Un sentiment d’isolement crée par la perte de lien social ;
• Une perte de sens de leur activité, un surmenage ou une sous charge de travail ;
• Une difficulté à allier vie professionnelle et vie personnelle (rallongement des horaires de travail) ;
• Des addictions.

Si le télétravail est synonyme de flexibilité pour les salariés et a été généralement bien accueilli, il peut avoir des conséquences graves sur la santé et a un impact non négligeable dans les rapports au travail entre les collaborateurs.

Étude Malakoff Humanis

L’étude publiée par Malakoff Humanis « vers une hybridation du travail » https://www.youtube.com/watch?v=3UR6VUqoZk0 ressence ces bonnes pratiques à mettre en œuvre pour accompagner les changements d’organisation liés au retour au bureau qui concernent :

• La réorganisation du lieu de travail, espacement des bureaux, port du masque, mesures sanitaires ;
• Les horaires de travail et leur aménagement ;
• L’accord de télétravail à mettre en place (nombre de jour en présentiel et à distance) ;
• La répartition révisée des tâches et missions.

La réorganisation du travail et le retour au bureau amène un nouveau regard : le travail à distance change le rapport des salariés avec leur bureau qui devient un lieu de lien social, de créativité et d’échange alors que les tâches et missions en télétravail adressent celles qui demandent le plus de concentration.

La vidéo « vers une hybridation du travail » publiée par Malakoff Humanis, rapporte que 43% des managers ont connu des difficultés à gérer la fragilité des collaborateurs, et 33% à faire évoluer les pratiques managériales.

Évolution des RPS

Ces restitutions sur les ressentis quant à l’évolution de l’organisation du travail qui intègrent désormais et intégreront pour l’avenir une part plus ou moins importante de télétravail induisent une évolution des RPS qui doit conduire les directions et les managers à :

• Procéder à une évaluation des risques professionnels auxquels sont exposés les collaborateurs, suivant l’organisation du travail, les missions et les tâches au bureau ou en télétravail ;
• Comprendre et savoir identifier les RPS liés à ces nouvelles conditions de travail, établir un véritable lien « santé/poste de travail » ;
• Analyser et mettre en place des actions de préventions adaptées et permettant de réduire ces RPS ;
• D’adapter le mode de management, être à l’écoute de ses salariés ;
• Accompagner et communiquer avec les collaborateurs sur leur état de santé ;
• Réorganiser les espaces de travail ;
• Répertorier les risques et les actions mises en place dans le DUERP qui seront présentées aux CSE, CSSCT et aux salariés.

Un certain nombre de facteurs de risques psychosociaux lié au télétravail apparaissent :

• Culpabilité vis-à-vis des collègues ne pouvant pas être en télétravail
• Ennui, frustration, causés par la réduction des contacts physiques et sociaux
• Anxiété, sensation d’oppression, angoisse, sensations somatiques, etc…
• Sentiment d’impuissance face aux proches fragiles ou à distance
• Sentiment d’isolement
• Comportements d’évitement ou de colère
• Abus de substances (alcool, tabac ou autres drogues)
• Irritabilité
• Tensions conjugales ou familiales
• Difficultés à reprendre le travail

Logiciel doc unique 1-One

Avec sa technologie responsive, le logiciel doc unique 1-One vous permet :

• D’identifier les risques auxquels sont exposés vos salariés, par degrés d’exposition, par poste, par unité de travail, par site ;
• Suivre vos risques professionnels, RPS, TMS, risques physiques… ;
• Analyser l’absentéisme au travail, les AT/MP, déclaration en ligne ; 
• Suivre le dossier et les rendez-vous médicaux/infirmiers de vos collaborateurs ;
• Accéder au registre de santé sécurité au travail, signalements, formulaires d’audits ;
• Piloter et optimiser votre prévention des risques professionnels ;
• Restituer les actions de prévention mises en place ;
• Mettre en conformité le document unique.

Le logiciel doc unique est full-web et responsive, il s’adapte suivant la taille de l’écran utilisé, quelles que soient vos conditions de travail, à domicile, sur tablette, ordinateur portable… La navigation est intuitive, les informations affichées sont claires, simples, faciles d’accès pour tous les acteurs de la prévention (services HSE, RH), manager mais également pour tous les salariés. 

Logiciel doc unique 1-One : un véritable outil collaboratif

L’accès à l’ensemble des salariés au logiciel doc unique présente un intérêt s’il s’agit de leur permettre d’accéder aux fonctionnalités d’édition ou de consultation du doc unique. Mais, également aux fonctionnalités de registre de santé sécurité au travail du logiciel, fonctionnalités logiciel registre SST, pour signaler une situation potentiellement à risque qui pourra être analysée par le service prévention HSE ou QHSE : ils peuvent donc suivre dans le logiciel les signalements d’évènements indésirables pour évaluer de nouveaux risques, définir des actions de prévention suivant les informations restituées par les salariés ou agents utilisateurs du logiciel.

1-One logiciel doc unique est un véritable outil collaboratif de santé et de prévention des risques professionnels qui implique et sensibilise vos équipes sur la santé et la sécurité au travail. Il permet d’impliquer les managers, les chefs de services dans la prévention des risques professionnels, en accédant à des données pertinentes en santé sécurité sur leur périmètre opérationnel : le logiciel SST fournit des indicateurs sur les principaux risques, l’état d’avancement des actions de prévention mais également la validation de l’évaluation des risques et les informations transmises via le logiciel par le service HSE, QHSE.

Actualisation rapide et reprise de données

Dans un contexte d’évolution fréquente des risques, des conditions de travail et des actions de prévention, le logiciel doc unique permet une actualisation rapide des informations, facilite la communication en interne entre tous les intervenants (médecin du travail, service SST, HSE, RH, salariés, manager, CHSCT…), pour la détection et la prévention de nouveaux risques, l’actualisation de l’évaluation des risques, en utilisant ou non les fonctionnalités logiciel doc unique dédiées à la pondération des risques intrinsèques suivant l’état des actions de prévention, prévues, engagées et réalisées.

Lors de la mise en œuvre du logiciel de santé sécurité au travail, l’ensemble de vos données sont reprises, les historiques des évaluations des risques professionnels, mais également les diagnostics, audits des RPS et coachings réalisés.

Le logiciel 1-One permet avec l’intégration de ces données de faire vivre et de restituer tous les actions mises en œuvre afin de disposer d’un reporting global pour conduire et adapter de manière continue les conditions de travail dans un contexte évolutif de retour au bureau, de réouverture mais également de pérennisation du télétravail.

Les actions prises en compte et intégrées au logiciel doc unique dans le cadre de la réorganisation du travail et de retour des salariés ou agents :

• Cellule d’aide psychologique ;
• Cellule de coordination de crise ;
• Accompagnement des managers ;
• Maintien du dialogue social ;

Le suivi réalisé dans le logiciel doc unique d’actions mises en place sur site pour éviter une progression des RPS :

• Soutien psychologique avec un psychologue (1 ou 2 jours par semaine) ;
• Analyse des pratiques professionnelles, coaching d’équipe, échange avec les salariés pour évaluer leur état de santé mentale, leurs besoins et les outils complémentaires à mettre en place ;
• Séances de sophrologie, gestion du stress, cohérence cardiaque ;
• Ateliers bien être pour renforcer le collectif ;
• Réorganisation du management des processus de travail.

En complément des données relatives aux RPS suivies et pilotées avec le logiciel, les données relatives à la prévention des risques physiques, des risques chimiques, la gestion de la coactivité et le suivi médical et infirmier de vos salariés permettent de piloter globalement la politique de santé sécurité au travail, en partageant l’information entre les intervenants.

Le logiciel SST s’adapte à toutes les entreprises, de tous secteurs afin de mettre en place une gestion de la prévention des risques professionnels efficiente.

Widgets en page d’accueil

En complément la page d’accueil du logiciel doc unique 1-One présente des widgets sur les risques relevant du périmètre opérationnel de l’utilisateur connecté. Ces widgets sur la page d’accueil du logiciel document unique sont complétées par une rubrique d’actualité qui est destinée à la communication interne de l’entreprise sur la prévention des risques : l’utilisateur a donc accès aux informations publiées telles que les nouveaux risques identifiés, les bonnes pratiques à mettre en œuvre… Sous forme de texte, de vidéos et d’images.

L’objectif de ces fonctionnalités ouvertes et adaptées au contexte de chaque société, est de communiquer sur les nouveaux risques, attribuer les actions à conduire face à ces nouveaux risques, consolider les données provenant des différents sites de l’entreprise en matière d’évaluation des risques professionnels afin de produire un doc unique actualisé, facilement mis à jour et qui fournit des données toujours d’actualité.

Cette étape de mise à jour des risques dans le logiciel 1-One sont bien sur l’étape première avant, de procéder à la préparation des actions de prévention adaptées aux nouvelles situations à risque identifiées.

Tout comme le référentiel des risques peut être rapidement mis à jour dans le module du logiciel, le référentiel des actions de prévention du logiciel est complété pour répondre au contexte de pandémie : action de confinement, mise à disposition d’EPI…