COVID-19 ET RPS : Comment suivre et réduire le taux d'absentéisme avec le logiciel 1-ONE

La COVID-19 a remis la santé au travail au cœur des priorités quotidiennes de l’entreprise. La reprise d’activité progressive et la mise en place de conditions de travail adaptées (sur le lieu de travail, en télétravail, chômage partiel...) ont fait apparaître de nouveaux risques professionnels et notamment des nouveaux facteurs de RPS, risques psycho-sociaux.

L’incertitude liée à un contexte inédit et la réorganisation du travail ont fait apparaitre une importance accrue de certains RPS qui sont moins facilement identifiables mais qui conduisent depuis plusieurs mois à une augmentation du taux d’absentéisme dans les entreprises de tous les secteurs d’activités.

Cette évolution des risques professionnels rend nécessaire une réorganisation des flux dans les entreprises, les collectivités territoriales, la fonction publique hospitalière, les services de l’État :

  • Conditions de circulation des collaborateurs, des visiteurs, clients et chalands,
  • Aménagement de la disposition des postes de travail,
  • Généralisation lorsque cela est possible du travail à distance ou télétravail,
  • La conduite d’une analyse très complète de la santé au travail des collaborateurs au plus proche de leur réalité en termes d’exposition aux risques.

La reprise d’activité post-confinement a impacté les entreprises et les salariés sur plusieurs aspects : 

Les exigences au travail

  • Une surcharge ou une sous charge de travail pour les collaborateurs, suivant la situation de travail de chacun (travail à distance, travail en présentiel, chômage technique partiel),
  • Une difficulté à concilier vie personnelle et vie professionnelle (télé travail, salariés monoparentaux, gestion des enfants : incompatibilité du retour en temps pleins sur le lieu de travail),
  • Nouvelles exigences auxquels doivent répondre les collaborateurs dans un contexte de travail qui évolue (mesures de prévention à respecter notamment lors des échanges et contacts avec les autres collaborateurs, les clients, patients, prestataires, modification des conditions de travail en équipe, échanges avec la hiérarchie…)

De nouvelles modalités de travail

  • Des manières inédites de fonctionner, de part la mise en œuvre d’EPI et d’EPC, de procédures individuelles et collectives,
  • Adaptation à une pratique plus global du télétravail, réadaptation du travail et des processus pour les activités impliquant une présence sur le lieu de travail : un besoin d’adaptation selon la réalité de chaque salarié,
  • Évolution de la pression au travail du fait des nouvelles contraintes de gestion dans le respect des règles de prévention appliquées pour réduire les risques d’exposition,
  • Changement du rythme de travail (l’activité des entreprises a été impactée par la pandémie et n’est pas forcément revenue au niveau antérieur),

Le travail collectif est fragilisé

  • Retrouver les autres collaborateurs sur le lieu de travail après une période prolongée de confinement induit une phase d’adaptation dans un contexte qui a évolué, 
  • La réorganisation du fonctionnement collectif de l’entreprise a évolué et peut remettre en cause la place ou le rôle des collaborateurs de retour de confinement,
  • Communiquer et faire respecter les gestes barrières recommandés par les autorités sanitaires, adaptation des actions de prévention à l’environnement de travail.

Une difficulté des collaborateurs à maintenir leur activité professionnelle

  • Une perte de motivation, liée au stress, à l’inquiétude du collaborateur face à l’évolution des conditions de travail,
  • Un état de santé psychique ou physique fragilisé à la sortie du confinement,
  • Une perte de sens de l’activité, des missions, du rôle dans l’entreprise,
  • Un sentiment d’inutilité ou de culpabilité.

LES NOUVELLES CONDITIONS DE TRAVAIL IMPLIQUENT POUR LES DIRECTIONS ET LES MANAGERS DE :

  • Procéder à une nouvelle évaluation des risques professionnels (EvRP) auxquels les salariés sont exposés (identifier l’origine des risques liés au contexte de travail, le niveau de risque suivant les conditions de travail…),
  • Comprendre les RPS engendrés par l’évolution des conditions de travail afin de les prévenir en agissant sur les différents éléments qui, combinés, génèrent une exposition notable pouvant avoir une incidence sur la santé des collaborateurs,
  • Mettre en place des actions de prévention, soit organisationnelles (adaptation des flux de circulations, communication des processus de gestion interne mis en place), techniques (fourniture d’EPI et d’EPC) ou humaines (soutien psychologique, redéfinition des missions et de la communication des managers vers leurs équipes) répondant à la nécessité de réduire les risques psychosociaux et physiques liés à la COVID-19 et aux RPS, qui seront présentés aux CSE, CSSCT, aux salariés dans le document unique d’évaluation des risques professionnels, DUERP, mis à jour régulièrement suivant l’évolution des risques et actions de prévention,
  • Mettre à jour le DUER suivant les restitutions des managers, référents et acteurs de la prévention des risques en entreprise mais également suivant les analyses conduites sur les causes de l’absentéisme.
  • Si le DUERP ou DUER doit être mis à jour au moins une fois par an, le contexte de pandémie implique de le compléter suivant une fréquence élevée pour restituer toutes les modifications et informations relatives aux conditions de travail qui interviennent,
  • Ouvrir la discussion sur l’organisation et garantir la santé et la sécurité au travail, la communication sur l’organisation et sur les actions mises en œuvre est le premier outil qui permet au manager de proximité de prévenir tout risques supplémentaires, de conserver la motivation et le moral des collaborateurs,
  • Informer les représentants du personnel, CSSCT et CSE sur les mesures de prévention choisies et leurs conséquences. La restitution peut prendre différentes formes, mais elle est obligatoirement faite auprès des instances représentatives par la présentation d’un Document unique, DUER ou DUERP, exhaustif qui identifie les risques, leurs évaluations ainsi que les actions de prévention quelles soient prévues, engagées ou réalisées. Il est possible dans tous les cas de présenter les actions de prévention dans le cadre de plans annuels ou pluriannuels, ou d’un PAPRIPACT (Programme Annuel de Prévention des Risques Professionnels et d'Amélioration des Conditions de Travail).

Lors de notre webinaire d’octobre sur la thématique « Covid-19 et RPS : Comment suivre et réduire le taux d’absentéisme avec le logiciel 1-one. » plusieurs problématiques ont été abordées :

  • Comment analyser les accidents de travail et nouvelles maladies professionnelles ayant pour origine la Covid-19 et les RPS ?
  • Comment réviser l’évaluation des risques professionnels et les actions de prévention suivant l’analyse faite par l’entreprises de l’absentéisme ?
  • Comment présenter au CSE et CSSCT un DUERP intégrant les risques et actions de prévention liés à la COVID-19 et aux RPS ?

Il était important de rappeler que les fonctionnalités du logiciel DUERP permettent la production du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels, ou DUERP, qui répond à l’obligation légale pour tout employeur de « prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs » (article L.4121-1 du Code du travail), d’analyser les causes de l’absentéisme au regard des risques identifiés et évalués, de définir, mettre en œuvre et d'adapter les actions de prévention qui contribuent à réduire l’absentéisme (prévention des RPS et risques physiques) et mettre en œuvre une politique de santé sécurité au travail adaptée au contexte.

L’utilisation d’un logiciel de gestion, de prévention des risques professionnels et de santé au travail tel que le logiciel RPS, risques physiques et risques chimiques 1-ONE pour les entreprises de tous secteurs d’activité, les centres hospitaliers, les collectivités territoriales, les services de l’Etat, permet de disposer de tous les indicateurs, de tous les outils de suivi et de communication nécessaires à une gestion de la prévention des risques professionnels efficiente.

Cette gestion passe par l’identification des risques, la restitution des actions de prévention mises en place, l’analyse des indices de QVT, qualité de vie au travail, qualité d’hygiène sécurité et environnement, et des AT, accidents du travail et MP, maladies professionnelles permettant de rédiger le bilan social.

À savoir, pour conduire l’analyse des AT/MP, les informations renseignées dans votre SIRH, système d’information de gestion des ressources humaines, sont importées dans le logiciel 1-ONE. Pour avoir les restitutions les plus précises à la suite de l’analyse des AT et MP, il est ainsi possible d’identifier les métiers, postes des collaborateurs dans le logiciel AT et MP, mais également l’âge, le sexe, le statut, l’ancienneté…

Toutes ces données renseignées dans le SIRH sont importées régulièrement dans le logiciel de santé sécurité au travail afin de prendre notamment en considération les mouvements de personnels (nouveaux collaborateurs, changement d’affectation…). Plus les données relatives aux personnels sont précises dans le logiciel DUER, plus les analyses relatives aux AT et MP seront précises. Ces analyses sont ensuite rapprochées des risques professionnels identifiés sur les Postes ou Unités de Travail auxquels sont rattachés les collaborateurs en situation d’absentéisme afin de réviser les risques identifiés et réévaluer éventuellement ceux qui sont analysés comme ayant une incidence sur les AT et MP.

 

La Covid-19 au-delà des risques physiques simplement perceptibles fait apparaitre ou conduit au développement de RPS ou Risques Psychosociaux qui sont identifiables via différents signaux :

  • Stress généré par la situation sanitaire
  • Changement d’humeur du salarié
  • Peur de perdre son travail
  • Incertitude sur la durée de cette pandémie
  • Colère
  • Appréhension de revenir sur le lieu de travail
  • Fatigue
  • Troubles du sommeil
  • Absentéisme

Les actions de prévention rattachées aux signaux évoqués précédemment sont diverses : ajustement des horaires, respect des gestes barrières, mise à disposition d’EPI, remotivation des équipes, échange avec les acteurs de la santé au travail, la nécessité d’inclure la santé dans les pratiques managériales, être à l’écoute de chacun...

Si l’intervention d’un psychologue du travail, de la médecine de prévention ou d’autres moyens adaptés permettent de qualifier ces RPS et de mettre en place des actions de prévention pertinentes, il est possible à partir de l’analyse des causes de l’absentéisme d’identifier les risques auxquels sont exposés les collaborateurs, de définir les actions de prévention qui doivent être mises en œuvre ou révisées pour apporter une réponse adaptée à la situation analysée.

L’ensemble des informations relatives à l’absentéisme, aux AT et MP, à l’évaluation des risques et aux actions de prévention renseignées dans le logiciel de prévention permettent de produire à la demande le DUERP, document unique de l’évaluation des risques professionnels (dont la forme est adaptée pour restituer une information claire et exhaustive relative aux risques professionnels et notamment aux RPS, risques psychosociaux liés à la Covid-19). 

En complément des données relatives aux AT et MP, aux risques professionnels et aux actions de prévention, le logiciel SST propose également de gérer un certain nombre d’informations en matière de prévention des risques et de santé au travail, de suivi des matériels (EPI et EPC : équipements de protection individuelle et collective) et leurs affectations en relation avec les risques identifiés dans le cadre des actions de prévention.

Un autre module du logiciel EVRP concerne le suivi des habilitations et des formations en santé sécurité au travail, les actions de formations identifiées peuvent ainsi être mises en œuvre dans le cadre d’actions transverses et restituées dans un document dédié : le PAPRIPACT.

Le logiciel risques professionnels 1-ONE (tout en vous permettant de respecter vos obligations légales notamment en matière de production et de mise à jour du DUERP), est également un outil collaboratif de santé et prévention des risques professionnels qui permet d’impliquer et de sensibiliser vos équipes sur la sécurité et la santé au travail. Il founit des restitutions complètes des actions de prévention, accessibles en ligne sur tout type de support.

En effet, le logiciel DUER est responsive c’est-à-dire qu’il se redimensionne suivant l’écran qui est utilisé, il est un outil d’information et de communication simple et accessible pour les intervenants en SST sur site ou en travail à distance.

La gestion de votre Document Unique depuis le logiciel de prévention des risques est adaptée à votre contexte. Il est donc possible avec le logiciel, de faire apparaître les risques physiques (risques de contamination, d’exposition à la Covid-19…), les risques psycho-sociaux (stress, peur, fatigue…), les risques routiers, les risques chimiques, les TMS…sous la mise en forme de votre choix.

Dès lors que la priorité de la communication portée par votre DUERP concerne la prévention des risques liés à la Covid- 19 il est ainsi possible de faire figurer les données s’y rapportant dans les premiers indicateurs fournis (tableaux, histogrammes) complétés d’une introduction du service prévention, de la Direction Générale ou de la Direction des Ressources Humaines sur la politique de prévention mise en œuvre face à la pandémie.

Les prestations proposées lors de la mise en œuvre du logiciel RPS intègre : 

  • les référentiels des risques et actions,
  • les modèles de restitutions,
  • les conditions d’accès et de saisies des différents utilisateurs ainsi que les formations à l’exploitation du logiciel et l’assistance aux utilisateurs,
  • en complément si vous ne disposez pas des ressources en interne pour identifier et qualifier les risques auxquels sont exposés vos collaborateurs, qu’il s’agisse de RPS ou de risques physiques, des audits sur sites ou à distance peuvent être mis en place,
  • la restitution de l’audit des risques et les préconisation des actions à mettre en œuvre pour réduire les expositions sont faite dans le logiciel et présentées à la demandes aux CSE, CSSCT.

Au-delà des fonctionnalités dédiées à l’analyse des AT et MP, de l’évaluation des risques professionnels, de suivi des actions de prévention et de production du DUERP, dans un contexte d’exposition fort à de nouveaux risques, le logiciel SST propose un module « Signalement des évènements indésirables/Registre santé sécurité au travail » mise à la disposition des collaborateurs ou des référents prévention afin de traiter dans les meilleurs délais les situations potentiellement à risque. Ce module s’articulant avec les informations dédiées à celles du Document Unique d’Évaluation des risques professionnels, DUERP, et aux plans d’action, aux PAP.

Pour plus d’informations sur :

Comment construire le DUERP vous pouvez consulter notre article DUERP et crise sanitaire : cliquez ici.

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