Les RPS et la crise de la Covid-19 : Quel est l'impact sur le travail et l'organisation des entreprises ?

Les RPS et la crise de la Covid-19 : Quel est l'impact sur le travail et l'organisation des entreprises ? 

Vision croisée entre Preventech consulting et 1-One.

La crise sanitaire soulève la question de la prévention des risques psycho-sociaux (RPS) lors de cette période anxiogène et incertaine notamment pour les collaborateurs en situation de télétravail à domicile. Contraint, ce télétravail peut être qualifié « d’occasionnel » en réponse à des circonstances exceptionnelles (épidémie) au sens du code du travail.

Les entreprises sont donc soumises à une forme d’organisation du travail qu’elles n’avaient pas anticipé et pour certaines, jamais expérimentée. Récemment, la deuxième vague de la pandémie de la Covid-19 est arrivée, nous obligeant à nous confiner une nouvelle fois. Pour tout salarié dont les missions le permettent, le télétravail redevient la norme. Il devient plus que jamais important de se pencher sur l’EVRP, évaluation des risques professionnels, ainsi que sur la prévention des RPS. Les risques psycho-sociaux sont la deuxième cause d’absentéisme au travail en France après la COVID-19.

Il y a bel et bien un impact non négligeable sur les conditions de travail des salariés (sur le lieu de travail, en télé travail, chômage partiel) et dans l’organisation des flux des entreprises, des collectivités territoriales, la fonction publique hospitalière et les services de l’état (conditions de circulations des collaborateurs, clients, visiteurs, aménagement des postes de travail, mise en place du travail à distance, mise à disposition d’EPI).

Pour rappel, ces nouvelles mesures impliquent pour les directions et les managers de :

  • Procéder à une nouvelle évaluation des risques professionnels auxquels les salariés sont exposés,
  • Comprendre les RPS liés à ces changements,
  • Mettre en place différentes actions de prévention répondant au besoin de réduire ces RPS, qui seront répertoriées et présentées aux CSE, CSSCT et aux salariés dans le duerp (document unique d’évaluation des risques professionnels),
  • Mettre à jour le DUERP encore plus fréquemment que d’habitude suite aux modifications et informations relatives aux conditions de travail qui se mettent en place,
  • Communiquer et échanger avec les salariés sur les actions mises en œuvre pour garantir la santé et la sécurité au travail.

Le logiciel de santé sécurité au travail 1-ONE permet, avec un module du logiciel document unique et actions de prévention, la production du DUERP, document unique d'évaluation des risques professionnels. Il est obligatoire pour tout employeur de restituer l’identification des risques professionnels, les actions de prévention : l’employeur étant garant de la santé physique et mentale des travailleurs.

Le Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels, DUERP, répond à une obligation de tous les employeurs mais, c’est aussi un véritable outil collaboratif, d’échange et de communication entre les différents acteurs de l’entreprise (manager, direction, salariés, CSE, CSSCT…). Il est donc nécessaire d’en simplifier la mise à jour requise à chaque réorganisation importante des processus de travail dans l’entreprise. Le logiciel EVRP, évaluation des risques professionnels, fournit un support souple et intuitif pour mettre à jour les évaluations des risques professionnels qu’ils soient des RPS ou des risques physiques ainsi que les actions de préventions mises en place.

Le logiciel santé et sécurité au travail propose également de rapprocher l’analyse de l’absentéisme lié aux accidents de travail et maladies professionnelles, et des risques identifiés ou des nouveaux risques en relation avec ces AT et MP afin de disposer d’indicateurs pertinents sur la politique de prévention de l’entreprise.

De la même manière, d’autres modules du logiciel santé sécurité au travail viennent compléter les fonctionnalités DUER, document unique d’évaluation des risques : les fonctionnalités de signalement des évènements indésirables proposées par le logiciel permettent ainsi la mise à disposition des collaborateurs ou des référents prévention de formulaires pour le signalement de toutes situations de travail, de toutes expositions particulières qui pourraient constituer un danger ou un risque pour les salariés. Le module signalement du logiciel DUER répond à la nécessité de traiter efficacement les situations potentielles d’exposition au risque.

Preventech Consulting a posé des questions à l'un de leur consultant santé et sécurité, psychologue du travail et ergonome, Cyril sur ce sujet :

  • Comment adapter l'identification et la prise en charge des RPS ?

Chaque salarié n’a pas toujours les mêmes problématiques face à des mêmes conditions de travail.

Preventech Consulting réalise un diagnostic des risques psycho-sociaux, grâce avec son équipe de psychologues du travail et d’ergonomes. Elle se décompose en deux temps de recueil et de traitement des données :

  • 1. Le recueil de données quantitatives, par le biais d’un questionnaire validé scientifiquement. L’objectif est d’identifier statistiquement les facteurs de risques auxquels vos salariés sont exposés.
  • 2. Le recueil de données qualitatives, par le biais d’entretiens et d’observations au poste de travail. L’objectif est d’analyser les situations dans lesquels les salariés sont exposés aux facteurs de risques, comprendre les mécanismes et de préparer la construction de solutions sur mesure.

Preventech Consulting

Pour compléter le diagnostic RPS de Preventech Consulting, le logiciel EVRP 1-ONE intègre les informations suivantes :

  • Une évaluation des risques professionnels, adaptée à votre organisation et à votre contexte d’entreprise ; par site, par unité de travail, par poste, par activité, par tâche, en choisissant une méthode d’évaluation suivant les méthodes retenues par Préventech Consulting lors de son audit
  • Une identification des RPS pour chaque risque, le niveau de danger, l’origine, la cause et le degré d’exposition à ce risque psycho-social peut être renseigné
  • En complément de l’identification des risques psychosociaux, une identification des risques physiques et des risques chimiques est bien sur possible pour chaque risque : le niveau de danger, l’origine, la cause et le degré d’exposition au risque. Les méthodes d’évaluation des risques physiques et des risques chimiques peuvent bien sûr être différentes de celles retenues pour les risques psychosociaux, 
  • Une gestion des actions de prévention assistée : le catalogue des mesures de prévention est personnalisé, par risque : une ou plusieurs actions de prévention à mettre en place sont proposées, associant une date de début et une date de fin, l’identification du responsable de l’action, le coût prévisionnel et réel et l’impact de ces actions,
  • Un modèle de document unique ou DUER est adapté à votre contexte, avec ou sans introduction de la DRH sur la méthode et les moyens engagés.

Retrouvez notre article sur comment réduire son taux d’absentéisme lié aux RPS : cliquez ici 

Pour informations, les facteurs de risques psychosociaux s’apprécient au niveau d’un collectif car les facteurs de risques sont à identifier dans la situation de travail, l’environnement. Par contre, un médecin peut identifier des troubles psychosociaux au niveau des individus (burn out, dépression…) mais dans ce cas il est trop tard.

  • Comment développer l'importance de communiquer sur les RPS ?

Tout d'abord, il faut acculturer l'ensemble des managers et collaborateurs à une représentation commune des concepts et des facteurs de risque (sans minimiser, ni dramatiser la situation). Ensuite, il faut expliquer la démarche de diagnostic et les actions concrètes qui vont être mises en place ainsi que les résultats obtenus.

Savoir dire ce qui nous met en situation de stress, savoir exprimer ce qui nous met en souffrance, peut aider à un diagnostic précoce d’une situation de RPS. Plus les salariés savent identifier et exprimer leur mal être, plus ils peuvent remonter des signaux faibles, plus on peut prendre les éléments en compte rapidement, avant l’apparition de troubles psychosociaux trop important. On ne cessera de le dire, dans le cadre d’un diagnostic RPS, la communication soutient l’action des diagnostiqueurs.

L’information et la sensibilisation, aide à mobiliser les salariés qui se prêtent d’autant plus facilement aux entretiens et aux questionnaires si :

  • leur parole est protégée (anonymat, garanti d’abs de sanction…),
  • ce qu’ils nous rapportent va servir (mettre en place une démarche de prévention).

Preventech Consulting possède divers formats de sensibilisation tels que des conférences sur les risques psychosociaux, des conférences théâtralisées sur les incivilités, des ateliers pédagogiques (Ex : RPS Project)...

  • Comment prévenir ces risques psychosociaux lors du prochain déconfinement ?

Pour répondre à cette question, il est d’abord nécessaire de s’interroger sur les RPS qui pourraient être liés au confinement. Or, on se rend compte que le vécu des entreprises est très différent.

En premier lieu, il est important de casser l’image selon laquelle lors du confinement, nous avons télétravaillé. C’est faux : nous avons été en situation de travail à domicile « dégradé ». Il ne s’agit pas seulement de sémantique. Il s’agit de rendre compte d’un bouleversement de nos habitudes de travail avec des retentissements sur les modes d’encadrement et de régulation du travail. C’est la principale différence avec le télétravail, qui est un mode d’organisation du travail et qui, normalement, a anticipé et prévu ces changements, là où nous les avons subis.

Faire cette distinction est notamment importante car elle nous permet de comprendre l’effet qu’a eu le confinement sur la communication, les stratégies de collaboration au sein des collectifs, et les modes de régulation (de surveillance) parfois désastreux improvisés par l'organisation.

Premièrement, les modes de communication :

  • Le développement des NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication) nous a permis d’amortir une partie du choc qu’a pu être le confinement, avec la mise en place de visio, les informations par mail, les appels téléphoniques et même le café-visio. Pour autant, nous avons probablement manqué de recul sur l’utilisation de ces outils.

Deuxièmement, la fatigue ressentie suite à une longue réunion est différente :

  • Suivant si elle se déroule par écran interposé (avec la nécessité de se concentrer sur des vignettes avec les visages de nos collègues, la prise de parole parfois compliquée…) et lors d’une réunion en face à face. Le langage corporel est souvent plus difficile à décrypter à distance et nécessite plus d’effort.

Hors confinement les informations circulent autour de la machine à café, ou « dans l’encadrement de porte ». Ces moments d’échanges ont été remplacés par des appels téléphoniques ou des mails, nous faisant parfois frôler l’infobésité et en mettant quelquefois à mal le droit à la déconnexion.

Les modes de régulation du travail mis en place ont parfois été intrusifs, comme la nécessité d’allumer sa webcam en permanence ou l’utilisation de logiciels « espions » pour suivre les collaborateurs qui utilisent leur pc : comme si, l’activité peut se mesurer au nombre de clic ou de touches de clavier actionnées.

D’ailleurs, le changement de nos habitudes de travail a également eu un impact sur, ce que le collège d’experts de l’INSEE réuni sous la direction de Gollac (2011), nomme, « les exigences de travail ». C’est-à-dire, en somme, la quantité de travail, la complexité du travail, le temps de travail et son emprise sur nos vies.

Durant le confinement, certains salariés ont vu leurs exigences de travail diminuer : moins entrecoupés, moins interrompus et pouvant plus facilement couper les communications quand elles parasitaient leur travail. Le salarié qui avait du mal à trouver des moments de concentration a vu sa situation fortement s’améliorer.

À l’inverse, d’autres salariés (comme les encadrants), ayant besoin de collecter et de synthétiser de l’information, ont vu les exigences liées à leur travail s’alourdir.

Penser que le retour au bureau aurait été synonyme de rétablissement du collectif était également une erreur. En effet, les salariés regagnent leur poste, mais doivent maintenir des distances sanitaires, dans des espaces de travail qui ne sont pas nécessairement pensés pour cela (open spaces, salles de réunion, espaces de vie…)

L’organisation se retrouve face à un dilemme entre respecter un cahier des charges sanitaires (les protocoles) pour protéger les salariés de l’exposition à la COVID-19, sans pour autant provoquer un isolement des salariés, tout en leur laissant suffisamment de marges pour recréer les stratégies de coopération.

Or, le protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise est souvent appliqué sans prise en compte ou avec une méconnaissance de l’activité des salariés et des modes de coopération entre eux.

Pour finir, les décideurs et les managers vont devoir mesurer les conséquences sur la santé physique et mentale de leurs collaborateurs au plus vite. La mise en place d’un dialogue renforcé au sein de l’équipe dans le cadre d’actions de prévention (diagnostic RPS) et d’une organisation du travail repensée sont plus que recommandés.

Afin de faciliter le travail quotidien de l’ensemble des acteurs mobilisés à ce sujet, et de répondre à tous les besoins de suivi, de mise à jour en matière de prévention et de gestion des risques professionnels : notamment des RPS, le logiciel de prévention des risques professionnels 1-ONE fournit des accès adaptés pour tous les utilisateurs : en consultation, en saisie, en édition du DUERP ou des plans d’action.

L’ergonomie de l’accès aux informations est adaptée au contexte de chaque projet ainsi qu’au support d’exploitation : écran d’ordinateur, tablette, smartphone.

La mise en place d’un logiciel de prévention des risques psycho-sociaux va permettre à l’entreprise de disposer de tous les indicateurs et de tous les outils de suivi et de communication nécessaires à une gestion de la prévention des RPS pertinente. La complétude des fonctionnalités du logiciel de santé sécurité au travail et prévention des risques apporte un support et une traçabilité des audits réalisés par Preventech Consulting. 

Le logiciel fait vivre et évoluer le résultat des audits des RPS réalisés lors de fort changement du contexte organisationnel :

  • Restitution sur l’organisation au travail repensée,
  • Suivi non nominatif de l’exposition aux RPS, par exemple par unité de travail (UT),
  • Mise en place et suivi des actions de préventions préconisées par Preventech Consulting,
  • Mise à jour du DUERP et des plans d’actions édités à la demande
  • Communication auprès des instances représentatives du personnel, CSE, CHS et respect de vos obligations légales.